Una factura es un documento mercantil no sujeto a formalismos expedido por un comerciante o prestador de servicios en el que han de recogerse una serie de circunstancias como la fecha, la descripción del bien o servicio que la motiva, el precio y la identificación de las partes.
A pesar de esta naturaleza mercantil, en nuestro actual Código de Comercio sólo se menciona la factura para señalar la necesidad de que los empresarios hagan constar en la misma su domicilio y los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil.
En todo caso la factura resulta un elemento esencial de la contabilidad del empresario que permite llevar un control detallado de la actividad económica desarrollada, ya que la información que incorpora la factura sirve de base a los apuntes en los libros de los comerciantes.
Por ello hemos de acudir a las normas tributarias para integrar este vacío normativo. En base a ello resulta obligatoria la emisión de factura como comprobante de los servicios prestados según los artículos 29.2.e) de la Ley 58/2003, de 17 de Diciembre, Ley General Tributaria; artículo 164, 1, 3º de la Ley 37/1992, de 28 de Diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido; y artículo 2.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por artículo primero del Real Decreto 1619/2012, de 30 de Noviembre. Es evidente la relevancia de la factura en el aspecto fiscal como instrumento a través del cual la Hacienda Pública puede obtener información relevante de las transacciones económicas realizadas a los efectos de su fiscalización y comprobación tributaria.
Si bien existen ciertas excepciones, es obligatoria la emisión de factura entre empresarios y profesionales, y cuando el destinatario sea un particular, siempre que éste lo solicite. Téngase en cuenta además que en el comercio minorista y en operaciones de no elevada cuantía, está generalizada la posibilidad de uso de la factura simplificada – el antiguo ticket-
Pero dejando de lado las cuestiones contables y fiscales ¿Qué prueba la emisión de una factura? ¿Qué peso tiene en un juicio?
Pues bien, la factura hace prueba plena frente al emisor de la misma respecto a la existencia del contrato o transacción cuyo objeto documenta debido a que es un documento elaborado unilateralmente por dicho emisor. Resulta en este sentido esencial para reclamar el pago de la deuda que incorpora.
El procedimiento monitorio, regulado en la Ley de Enjuiciamiento Civil, tiene su finalidad primordial precisamente en la posibilidad de que se pueda reclamar una deuda judicialmente con el único soporte documental que representa una factura.
Pero, ¿Prueba la factura el pago?
La factura por sí misma no acredita el pago en modo alguno, aunque puede ser un principio de prueba. Para alcanzar una prueba plena del pago, deberá ir acompañada de la acreditación del medio de pago utilizado (transferencia bancaria, adeudo en tarjeta bancaria…), y si éste fue el dinero efectivo, convendrá al pagador que se le entregue un documento de recibo del importe o ticket de caja.
Así para acreditar el pago no es suficiente con la tenencia de factura original, sino que esta ha de contener un signo o manifestación de voluntad incorporado a la misma, como la firma del emitente, o sello o anagrama haciendo mención de “pagado” o “recibí”, para que deje de ser una mera justificación del negocio perfeccionado y adquiera un valor solutorio y extintivo de la obligación de pago del precio.
¿Prueba la factura la entrega del bien o servicio?
Tampoco prueba la factura totalmente este hecho aunque también en este caso es un principio de prueba, sobre todo en el comercio minorista. Mayor valor probatorio de la entrega tendrá en el caso de que la factura sea expresamente aceptada o firmada por el receptor, ya que en ese caso también le serán oponibles sus efectos probatorios en lo que puedan serle desfavorables. De todas formas si se discute la entrega del bien o servicio concretos, será relevante la facilidad probatoria de cada una de las partes para dirimir la controversia. En las operaciones entre comerciantes esta cuestión se resuelve además, mediante la existencia del albarán de entrega.
Así y como conclusión, la factura en si misma considerada tan sólo acredita la existencia de la contratación de un servicio o compraventa de un bien, pero no el cumplimiento de dicho contrato.
En la práctica, estas cuestiones no suelen ser relevantes ya que se ven diluidas por la confianza en el tráfico mercantil que "engrasa" el sistema. Pero han de ser tenidas en cuenta en situaciones de previsible litigiosidad y/o insolvencia.
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