En ocasiones el ordenamiento jurídico incluye normas imperativas que prescriben conductas obligatorias pero el legislador no se toma la molestia de establecer la consecuencia jurídica de tal incumplimiento. Esto conlleva una pérdida de efectividad de la norma ya que los sujetos llamados a cumplirla no perciben ninguna consecuencia negativa de tal incumplimiento. Es más, cuando el cumplimiento del precepto puede suponer trámites con un coste económico hay cierta desmotivación para ajustarse a la legalidad.
Esto es lo que ocurría hasta hace breves fechas con el depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil por parte de los empresarios, especialmente sociedades, obligados a ello. La única consecuencia venía en forma de generación de desconfianza en el tráfico mercantil e indicio de falta de diligencia.
Esto ha cambiado desde la entrada en vigor, el pasado 1 de febrero del Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas.
El nuevo régimen prevé sanciones del 0,5 por mil del importe total del activo, a lo que se ha de añadir el 0,5 por mil de la cifra de ventas en la última declaración presentada ante AEAT que les será requerida a los sujetos infractores.
Si la declaración tributaria no se aporta al procedimiento la sanción se establece en el 2% del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil. Para el caso de que aportada la declaración tributaria el resultado de aplicar estos porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas sea mayor que el 2% del capital social, la sanción ascenderá a este porcentaje reducida en un 10%.
Recordemos que el Registro Mercantil es un registro público en el que se inscriben ciertos hechos y actos relativos a los empresarios y las sociedades mercantiles, con el fin de darles publicidad de forma que puedan ser conocidos por terceros intervinientes en el tráfico mercantil.
Además de la función anterior, que se cumplimenta mediante las obligaciones de depósitos contables de los empresarios, este registro se encarga también de otras funciones, como legalizar los libros de los empresarios y nombramiento de auditores de cuentas.
Por su parte la contabilidad mercantil tiene como objeto presentar la fiel imagen económica y financiera de una empresa, calcular su resultado en cada ejercicio y analizar su situación comparativa con ejercicios precedentes. Se practica mediante declaraciones de documentación contable realizadas por el propio empresario. Esta información se deposita en el registro mercantil y es pública, siendo susceptible de proporcionar información a terceros en base a la cual tomar decisiones en el tráfico mercantil.
Todo empresario debe formular al cierre del ejercicio las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria.
Según el artículo 25.1 del Código de Comercio los libros de contabilidad obligatorios son: a) el libro diario; y b) el libro de inventarios y cuentas anuales. El libro diario se encarga de registrar diariamente todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa a través de los denominados "asientos contables". Por su parte, el libro de inventarios y cuentas anuales se encarga de recoger: i) el balance inicial detallado de la empresa; ii) unos balances (trimestrales) de comprobación con sumas y saldos; iii) un inventario de cierre; y iv) las cuentas anuales que comprenderán: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos libros contables obligatorios deberán ser legalizados en el Registro Mercantil del domicilio del empresario.
El empresario tiene la obligación de conservar la documentación empresarial durante un plazo de seis años a contar desde el último asiento realizado en los libros, incluso habiendo cesado en su actividad, y si el empresario hubiese fallecido o se tratase de una sociedad en liquidación, dicha obligación recaerá sobre sus herederos o liquidadores, respectivamente.
Conviene tener en cuenta estos cambios normativos que imponen sanciones al incumplimiento de obligaciones contables y que pueden suponer la necesidad de liquidar y disolver definitivamente las numerosas sociedades inactivas que permanecen en el tráfico jurídico y que según el Colegio de Registradores de España pueden ascender a más de un millón y medio de entidades.
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